Intern kontroll

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att kommunen har en god intern kontroll. Kommunstyrelsen ska också se till att internkontrollen utvecklas utifrån verksamhetens behov av kontroll.

Varje nämnd är i sin tur skyldig att styra och löpande följa upp kontrollen inom nämndens verksamhetsområde. Vid brister ska nämnden föreslå åtgärder för att förbättra kontrollen.

Internkontroll är inte en isolerad process, utan är en del i alla styrsystem. I varje process ska det finnas inbyggda kontroller för att säkerställa att kommunen följer lagar och når sina mål.

Den interna kontrollplanen är uppdelad på dessa fyra övergripande områden:

1. verksamhetsspecifik kontroll
2. gemensam administration
3. ekonomiadministration
4. personaladministration.

Nämnderna utför sin interna kontroll i beslutsstödsystemet Stratsys. Det underlättar tillgänglighet och sammanställning av resultat så att kommunstyrelsen kan uppfylla sin uppsiktsplikt. Anvisningar och rutiner för intern kontroll är också utvecklade i Stratsys vilket bidrar till att säkerställa dokumentationen och göra den tillgänglig på nämndnivå och övergripande kommunnivå.

SAMMANSTÄLLNING AV UTFÖRDA KONTROLLER 2020

Kommentarer

Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsens internkontrollplan för 2020 omfattade 16 moment inom verksamheter, gemensam administration, ekonomiadministration, samt personaladministration. Kontrollen har inte visat några allvarliga avvikelser. Mindre avvikelser har rapporterats vid kontroll av nya leverantörer, rätt kontering på leverantörsfakturor, löneunderlag till pensioner, att pensionsgrundande inkomster har rätt löneart, samt att dokumenthantering och arkivering sker enligt plan. De flesta av de nya kontroller som tillkommit gällande kommunens hantering av pensioner har kunnat göras med stöd av underlag från Sydnärkes lönenämnd, som hanterar kommunens pensioner. Några av kontrollmomenten utfördes inte under årets första period eftersom kontrollrutinerna med Sydnärkes lönenämnd inte var klara.

Drift- och servicenämndens
Drift- och servicenämndens internkontrollplan omfattade 17 moment inom tre områden.

Kontrollen visade avvikelser vad gäller att alla tjänster ska bli debiterade senast månaden efter leverans, att alla kundfordringar blir betalda, registrering av allmänna handlingar samt redovisning av utvalda ärenden och tillhörande åtgärder ur drift- och serviceförvaltningens felhanteringssystem. Utvalda ärenden från förvaltningens felhanteringssystem redovisas till nämnden först i januari 2021. Anmälningsärenden inom plan- och bygglagen har inte följts upp och redovisats för nämnden.

Bildningsnämnden
Bildningsnämndens internkontrollplan omfattade 14 moment inom alla fyra områden. Kontroller av attester gav ett varierat resultat, från inga avvikelser till mindre avvikelser, samt en kontroll som visade på större avvikelser. Det finns även några kontroller som inte blivit utförda under året. Nämnden föreslår att kontrollen av attester fortsätter i 2021 års kontrollplan.

Kontrollen av att inköp sker hos de leverantörer som kommunen har ramavtal eller avtal med, visade på mindre avvikelser. Den första kontrollen av två är inte genomförd och nämnden föreslår att den återkommer i 2021 års kontrollplan. Två gånger om året ska nämnden kontrollera att medarbetare gör personliga utlägg endast i undantagsfall. Antalet personliga utlägg har minskat från tre vid den första kontrollen till inga utlägg vid den andra kontrollen. Kontrollen föreslås återkomma 2021 för att säkerställa att minskningen är varaktig.

Tre gånger om året ska bildningsnämnden kontrollera att det finns utdrag från belastningsregistret vid nyanställning av personal som vid något tillfälle i sitt arbete har kontakt med barn eller elever. Utdragen ska skickas till personalavdelningen. Resultatet 2020 visade att av 209 kontrollerade anställningar har sammanlagt 37 utdrag inte skickats in. De arbetsledare som inte skickat utdrag fick efter varje kontroll en redovisning över vilka anställdas utdrag som saknades, och att arbetsledarna skulle ange vilka åtgärder de skulle vidta för att säkerställa att personalavdelningen får utdrag ur belastningsregistret. Kontrollen föreslås återkomma 2021.

Några övriga kontrollmoment uppvisade mindre avvikelser och dessa kontroller återkommer 2021. Inom ett flertal moment har inte alla planerade kontroller genomförts och dessa återkommer också 2021.

Social- och arbetsmarknadsnämnden
Social- och arbetsmarknadsnämndens internkontrollplan omfattade 22 moment inom fyra områden.

Kontrollen visade att sju moment hade mindre avvikelser och två moment hade större avvikelser.

Kontrollen av att sjukfrånvaron inte ökar, visade större avvikelser alla kvartal 2020, på grund av pandemin med dess konsekvenser och restriktioner.

Kontrollen av att narkotiska preparat inte försvinner hos brukare visade på allvarliga avvikelser under tre av fyra kvartal 2020. Då det fattats narkotiska preparat hos brukare har verksamheten vidtagit olika åtgärder: Patienten har fått ett loggbart läkemedelsskåp och sjuksköterskor lämnar ut ett begränsat antal läkemedel. Verksamheten har även polisanmält dessa händelser och gjort fortsatta kontroller, samt förtydligat rutinerna för sjuksköterskor och övrig personal.

Kontrollen av arbetstekniska hjälpmedel (lyftar) utfördes inte som planerat beroende på att verksamheten fått ägna tid åt inköp för att ersätta trasiga hjälpmedel.