Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

NYNÄSHAMNS KOMMUNS STYRMODELL

Nynäshamns kommuns styrmodell bygger på demokratins grunder. Kommunfullmäktige, som är den högst beslutande församlingen, ger nämnder och verksamheter uppdrag genom att upprätta Mål och budget. Mål och budget innefattar resurser för att bedriva verksamhet och inriktningar för att ge respektive nämnd eller verksamhet ledsagning i uppdraget. Inriktningarna visar vad politiken vill att organisationen ska fokusera på för att Nynäshamn ska utvecklas i riktning mot visionen.

Mottagare av inriktningarna är nämnderna och de ansvarar för att arbeta utifrån dessa. Nämnderna ansvarar för att arbeta fram mål, resultatindikatorer och åtaganden som tillsammans blir verksamhetsplanen för respektive nämnd. Nämndernas mål måste vara mätbara och styra mot kommunfullmäktiges mål. Kommunfullmäktiges inriktningar målsätts inte men följs upp och redovisar hur Nynäshamn utvecklas i förhållande till dessa inriktningar. Denna uppföljning genomförs genom löpande kvalitetsarbete.

Kommunen har också fastställda styrdokument. Dessa styrdokument och lagar utgör basen i den verksamhet som ska bedrivas och respektive nämnd ska förhålla sig till dem i samband med framtagande av verksamhetsplanen. En del av kommunens verksamhet har också uppföljningsansvar till berörd statlig myndighet.

KOMMUNSTYRELSENS UPPSIKTSPLIKT/INTERN KONTROLL

Den interna kontrollen är en viktig del av kommunens styrsystem. I begreppet intern kontroll innefattas hela organisationen och alla de rutiner och olika samverkande aktiviteter som bland annat syftar till att

• öka effektiviteten inom alla nivåer i organisationen
• säkerställa att lagar, riktlinjer och andra styrdokument efterlevs
• trygga tillgångar och förhindra att kommunen drabbas av extra kostnader på grund av oavsiktliga eller avsiktliga fel
• säkerställa en riktig och fullständig ekonomisk redovisning
• säkerställa att resurser disponeras i enlighet med kommunfullmäktiges intentioner.

För den interna kontrollen i kommunen finns av kommunfullmäktige antagna reglemente samt anvisningar för genomförande av intern kontroll. Ansvaret för den interna kontrollen ligger på respektive nämnd. Kommunstyrelsen har tillsynsansvaret att nämnderna har en god intern kontroll.

MÅL OCH BUDGET ÄR NYNÄSHAMNS KOMMUNS VIKTIGASTE STYRDOKUMENT

I Nynäshamns kommunkoncern används olika styrdokument. Styrdokumenten syftar till att förtydliga den politiska styrningen och säkerställa en effektiv organisation. Det centrala styrdokumentet i kommunens verksamhet är budgetdokumentet. Nynäshamns kommun har en budget som sträcker sig över en planeringsperiod på fyra år, för att säkerställa god ekonomisk hushållning och god framhållning. Budgeten innehåller

• drift- och investeringsramar
• skattesats och VA-avgifter
• finansiella mål samt låneramar för planperioden.

NY RIKTLINJE FÖR EKONOMISTYRNING I NYNÄSHAMNS KOMMUN

I december 2019 beslutade kommunfullmäktige om en uppdaterad ekonomistyrning i Nynäshamns kommun, som är utformad för att svara upp mot kommunallagens krav på riktlinjer om god ekonomisk hushållning, samt att ge en tydlig bild över Nynäshamns kommuns ekonomiska styrning i det korta och det långa perspektivet.

Ekonomistyrningsriktlinjen innehåller riktlinjer på långsiktiga finansiella mål för kommunen, kommunens budgetprocess, investeringsprocess, ägardirektiv samt en sammanfattande bild och guidning till övriga riktlinjer och policydokument för kommunkoncernen.

I och med beslut om den nya ekonomistyrningen fattades även beslut om att från och med budget 2021 ska kommunfullmäktige besluta om kommunens budget senast den 30 juni för kommande verksamhetsår och plan för de nästkommande tre åren. Vid valår ska beslut fattas senast den 31 december. Inför budget 2020 och historiskt har kommunfullmäktige beslutat om budget i november året innan verksamhetsåret. Förändringen innebär bättre förberedelse och planering inför kommande verksamhetsår.

ÄGARDIREKTIV – KOMMUNALA BOLAG

Kommunen äger bolag och driver bolagsverksamhet för att förverkliga kommunala ändamål. Verksamheten som bedrivs i dessa bolag syftar till att skapa nytta för kommunen och kommuninvånarna. Det enskilt största kommunala bolaget i Nynäshamns kommun är AB Nynäshamnsbostäder. God ekonomisk hushållning i de kommunala bolagen säkerställs separat via ägardirektiv.

Ägardirektiv för de kommunala bolagen ska antas av kommunfullmäktige och utgå från de övergripande visioner och mål som Nynäshamns kommun har. Ägardirektiven ska vara långsiktiga och uttryckas för en period om fyra år.

Ägardirektiven ska ha följande struktur:

• ändamålet med bolagets verksamhet, precisering av bolagets samhällsnytta
• ägarens mål med verksamheten och för bolaget relevanta finansiella mål (till exempel soliditet)
• rapportering.

ÖVRIGA RIKTLINJER FÖR EKONOMISTYRNING I KOMMUNKONCERNEN

Detaljerade riktlinjer och policydokument som rör koncernens ekonomistyrning finns samlat på Nynäshamns kommuns intranät. Några av dokumenten är

• riktlinje för internkontroll
• riktlinje för budgetansvar
• finanspolicy för Nynäshamns kommunkoncern
• policy för representation.

ROLLER OCH ANSVARSFÖRDELNING INOM KOMMUNKONCERNEN

Att styra och leda kommunen mot ett framtida önskvärt läge är ett gemensamt ansvar för alla i kommunorganisationen. För att det ska fungera måste styrmodellen vara känd av alla. Kommunens ledning har ansvaret för att skapa förståelse för styrmodellens funktion hos chefer och medarbetare.

KOMMUNFULLMÄKTIGES ANSVAR

Kommunfullmäktige har det samlade ansvaret och styr alla kommunens nämnder och övriga verksamheter. Den centrala styrningen gentemot nämnderna sker via fullmäktiges antagande av mål och budget. I budgeten ingår uppdrag till nämnderna samt resultatmål för nästkommande år utifrån de övergripande målen. I budgeten fastställs skattesatsen och nämnderna tilldelas kommunbidrag (skattemedel), som ekonomiskt reglerar deras omfattning av verksamheten. Kommunfullmäktige beslutar även om investeringsramar per år samt per nämnd eller styrelse för planperioden.

Kommunfullmäktige fastställer årsredovisningen och beviljar ansvarsfrihet för Kommunstyrelsen och övriga nämnder. Kommunfullmäktige beslutar om taxor och avgifter såvida inte annat framgår av särskilda reglementen.

DE KOMMUNALA REVISORERNAS ANSVAR

De kommunala revisorernas ansvar är att pröva om kommunens verksamheter sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Revisorernas ansvar är också att pröva om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig samt uttala sig om ansvarsfrågan för styrelser och nämnder.

KOMMUNSTYRELSENS ANSVAR

Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Kommunstyrelsen har ansvar för kommunens utveckling och ekonomiska ställning samt leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Styrelsen ansvarar för att den egna verksamheten drivs enligt kommunfullmäktiges fastställda mål, budget och direktiv samt gällande lagar och regler i övrigt. Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens årsredovisning, delårsrapport och övrig rapportering till kommunfullmäktige och till kommunens revisorer. Kommunstyrelsen ska vid prognostiserat underskott till kommunfullmäktige föreslå åtgärder för att uppnå en ekonomi i balans.

NÄMNDERNAS ANSVAR

Nämnd ansvarar för att verksamheten drivs enligt kommunfullmäktiges fastställda mål, budget och direktiv samt gällande lagar och regler i övrigt. Nämnd är skyldig att vidta åtgärder vid prognostiserat underskott mot budget. I första hand ska nämnden vidta åtgärder för att omdisponera tillgängliga resurser inom nämndens budgetram och i andra hand hos kommunfullmäktige aktualisera behov av att ändra mål och inriktning för verksamheten. Nämnd beslutar om nämndens internbudget. Nämnd ska rapportera till Kommunstyrelsen enligt fastställd tidplan för budget, uppföljning och bokslut samt därutöver i den omfattning som beslutas av Kommunstyrelsen.

FÖRVALTNINGSCHEFENS ANSVAR

Förvaltningschef ansvarar för verkställande och uppföljning av den löpande verksamheten.

Förvaltningschef ansvarar för att ta fram beslutsunderlag till nämnd. Vid prognostiserade underskott ansvarar förvaltningschef för att vidta åtgärder för att uppnå budgetbalans och vid behov ta fram förslag till omprioriteringar och åtgärder till nämnden. Förvaltningschef ansvarar vidare för att lämna underlag till kommunledningens analyser och rapporter enligt lämnade anvisningar. Förvaltningschef utser budgetansvariga inom förvaltningen.