Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

Den kommunala koncernen är den övergripande, styrande enheten i Sjöbo och innefattar kommunen, bolagen och Sydöstra Skånes räddnings­tjänst­förbund. Från och med års­redo­­visning 2024 konsolideras även det del­ägda bolaget Sysav i den samman­ställda redo­­visningen. I års­redo­visningens organisat­ions­översikt framgår hur koncernen är strukturerad. Så långt det är möjligt, med hänsyn till verk­sam­heternas art och lagkrav, är styrning och uppföljning utformade på lik­nande sätt oberoende av verksamhet eller juridisk organisationsform.

Ansvarsstruktur

I kommun­koncernen finns flera nivåer av politiska instanser: kommun­fullmäktige, kommun­styrelse och nämnder, samt styrelser för de kommunala bolagen och direktion för Sydöstra Skånes räddnings­tjänst­förbund. För att förverkliga de politiska am­bitionerna finns även en tjänstemanna­organisation för var och en av instanserna.

Struktur för styrning av den kommunala koncernen

Styrning och uppföljning utgår från målen för verksamheterna i den kommunala koncernen. Ekonomiska ramar och mål sätts, sedan är det nämnden, styrelsen eller direktionen som an­svarar för att verksamheten uppnår målen. Kommun­fullmäktige beslutar om mål för god ekonomisk hushållning samt riktlinjer och övergripande styr­dokument.

Styrmodell i den kommunala koncernen

Budgeten är kommunens verktyg för planering, styrning, uppföljning och kontroll av verk­samheten. Kommun­fullmäktige fastställer vilka mål som ska gälla och inom vilka ekonomiska ramar verksamheten ska bedrivas. Kommun­fullmäktige antar en gång per mandatperiod en fyra­års­budget med en sjuårig exploaterings- och investerings­budget. Det andra året i mandat­perioden är start­datum för budgeten. Övriga år antas en tre­års­budget, medan exploaterings- och investerings­budgeten är sju­årig. De år tre­års­budgeten antas är budget­processen förenklad och utgår från fyra­års­budgeten.

Sjöbos mål­modell omfattar ekonomi, verksamhet och medarbetare. Kom­mun­fullmäktige beslutade 2018 om Sjöbo kommuns vision 2034. Visionens mål­bild med dess tre fokus­områden (markerade med grön färg i modellen nedan) är de sam­hälls­områden där en positiv utveckling påverkar alla kommunens invånare och har stor betydelse för framtidens Sjöbo. Fokus­områdenas syfte är att bidra till social, ekologisk och ekonomisk hållbarhet.

Varje fokus­område specificeras i ett över­gripande mål och till varje mål finns en text som anger full­mäktiges inriktning. För respektive över­gripande mål finns in­dikatorer. En indikator är ett nyckel­tal eller mått som belyser viktiga aspekter av verk­samheten på ett över­skådligt sätt som det är viktigt att sträva efter. Samtliga verk­samheter ansvarar för att vidta åtgärder för att nå de över­gripande målen. Vilka verk­samheter som ansvarar för att uppnå respektive indikator framgår av avsnittet God ekonomisk hus­hållning i denna års­redo­visning. För indikatorerna anges ett ingångs­värde som kompletteras med utfallen före­gående år och det aktuella året. Graden av mål­uppfyllelse mäts genom att trenden för varje indikator redovisas. Syftet med mål­styrningen är att den ska leda till fram­steg i riktning mot visionen.

God ekonomisk hus­hållning innebär för Sjöbos del att klara balans­gången mellan att nå målen och att ha en ekonomi i balans. Andra viktiga faktorer är god bud­get­följsamhet och uppföljning, samt förmågan att vid behov vidta korri­gerande åtgärder. Nämnderna erhåller budgeterade resurser i form av kommun­bidrag. Det är se­dan nämndernas ansvar att inom sina ekonomiska ramar uppfylla de mål och lagar som gäller för verk­samheten.

Mål och budget följs upp tre gånger per år; i delårsrapport april, delårs­rapport augusti och i års­redovisningen. Kommun­fullmäktige fastställer års­redovisningen i mars och beslutar om ansvars­frihet för kommun­styrelsens och nämndernas leda­möter. Den ekonomiska rapporteringen avrapporteras, utöver vid ovanstående tid­punkter, även för perioderna februari, juni och oktober.

Varje nämnd ska årligen upprätta en verk­samhets­plan med den fastställda budgeten som underlag. Verksamhetsplanen är en överens­kommelse mellan nämnd och för­valtnings­chef som ska ge styrning, ledning och stöd till verk­sam­heternas planering.

Budget

Kommun­fullmäktige fastställer ett eller flera kommun­bidrag per nämnd. Med ut­gångspunkt från kommun­fullmäktiges beslut ska nämnden upprätta en mer detaljerad internbudget, där för­delningen mellan intäkter och kostnader framgår. Brutto­budgetering och brutto­­redovisning ska tillämpas för att det ska gå att jämföra budget och redovisning. Det åligger sedan nämnderna att uppfylla målen inom de ekonomiska ramar och lagar som gäller för verk­samheterna. Nämnden får omdisponera medel för drift och investering mellan verk­samheterna som nämnden ansvarar för, för­utsatt att medlen används för att uppfylla kommun­fullmäktiges mål enligt rikt­linjerna. Tekniska nämnden kan inte omdisponera mellan skatte­finansierad och avgifts­finansierad verksamhet.

Resursfördelning

Kommunen har en modell för att räkna ut resurser till förskole-, fritidshems- och grund­skole­verksamhet, äldreomsorg, gymnasie­verksamhet och delar av den tekniska skatte­­finansierade verksamheten. För äldre­omsorgen, gymnasiet, förskole- och skolbarns­­omsorgen samt grundskolan baseras uträk­nings­modellen på ett prognos­tiserat antal invånare i olika ålders­grupper. I teknisk skatte­finansierad verksamhet förändras resurserna efter antalet kvadrat­­meter gata och cykel­väg som nämnden ansvarar för vid ingången av budget­­året. Nämnden ansvarar för eventuella avvikelser mellan utfall och prognos i befolknings­antalet. Kommunbidragen påverkas inte vid avvikelser i befolk­nings­underlaget under räkenskaps­året.

Investeringar

Kommun­fullmäktige fastställer dels en investerings­ram per verksamhet för projekt som understiger 5 mnkr, dels en investerings­budget för varje ett- eller flerårigt projekt som uppgår till 5 mnkr eller mer. Investerings­budgeten har en sju­årig plane­rings­horisont, där det första året är budgetår och de följande två planeringsår. Om to­tal­utgiften för ett investerings­projekt uppgår till 5 mnkr eller mer, måste nämnden ha kommunstyrelsens tillstånd för att igång­sätta projektet. När ett investe­rings­projekt inte startas och budgeten därmed inte tas i anspråk, måste nämnden ansöka om ett nytt investerings­belopp för att genomföra investeringen. Anslag för projekt under 5 mnkr ombudgeteras endast i undantags­fall. Anslag som inte har tagits i anspråk under budget­året kvarstår inte.

Om investerings­projekt prognostiseras leda till underskott ska nämnden i första hand lösa det genom att disponera om medel från investerings­anslag för mindre projekt.

Bolag

De kommunalt ägda bolagen fattar själva beslut om investeringar. I ägar­direktiven anges dock att investeringar av större vikt ska beslutas av kommun­fullmäktige. Kommunen lämnar inga drift­bidrag till bolagen, utan de genererar sina egna intäkter. Kommunen lämnar borgen för bolagens lån och bolagen betalar en ersättning till kommunen för borgen. Ersättningen beräknas på affärs­mässiga grunder.

Uppföljning och uppsiktsplikt

Nämnder, styrelser och direktion ska lämna utfalls­prognos och delårs­rapport till kommun­styrelsen enligt särskilt upprättade årliga anvisningar. Rapporterna utgör grund för kommun­lednings­förvaltningens kommun­gemensamma rapport. Kom­mun­styrelsen ska behandla uppföljningar och kommun­fullmäktige ska behandla delårs­rapporterna. Nämnderna ansvarar för att följa budgeten inom sina respektive om­råden och för att besluta och genomföra åtgärder så att verksamheten bedrivs inom de ramar, riktlinjer och mål som kommun­fullmäktige har fastställt. Avvikelser i förhållande till budgeten ska skriftligen förklaras av berörd förvaltning, för att nämnden ska kunna ta ställning till uppföljnings­prognos och del­årsrapport.

Kommun­styrelsen ansvarar för att hålla uppsikt över hela den kommunala koncernen. Där ingår nämnder, kommunala bolag, gemensamma nämnder och förbund. Uppsikten utgår bland annat från budget, fler­årsplan, ägar­direktiv samt verksamhets- och affärspla­ner.

Nämnderna, bolagen och förbundet kallas till kommun­styrelsen minst en gång om året, ibland oftare om det anses befogat. Utöver del­årsrapporterna rapporterar nämnder, bolag och förbund till kommun­styrelsen om hur verksamhet och ekonomi utvecklas. Väsent­liga avvikelser ska redovisas för att man ska kunna sätta in åtgärder tidigt. Vid större av­vi­k­elser kallas nämnden eller styrelsen formellt till en muntlig dialog med kom­mun­styrelsens arbetsutskott.

För att kommunen ska kunna äga ett bolag, ska det bedrivas så att verksamheten är förenlig med det kommunala ändamålet och utföras inom ramen för de kommunala befo­gen­heterna. Bolagens styrelse­rapport och lekmanna­revisorernas uttalande om huruvida verksamheten har bedrivits i enlighet med ändamål och befogenheter utgör underlag till kommun­­styrelsens ställnings­tagande.

Intern kontroll

Kommun­styrelsen har ett över­gripande ansvar för att samordna den interna kon­trollen som regleras i reglementet för intern kontroll. Styr­dokumenten gäller för såväl nämnder som styrelser. Alla nämnder och styrelser ska varje år lämna in en plan för intern kontroll och en uppföljnings­rapport. Varje nämnd gör en samman­fattad bedömning av arbetet med den interna kontrollen under året. Kommun­styrelsen behandlar sedan ett samlat ärende och drar slutsatser kring det över­gripande arbetet med intern kontroll.

Av rapporteringen att döma bedrevs arbetet med kontroll­punkterna och inga större av­vikelser identifierades. Där det förekommit avvikelser och det fanns möjlighet till förbättring­ar vidtogs eller planeras åtgärder. Kommun­styrelsen bedömer att den interna kontrollen är tillfredsställande.