iconFörvaltningsberättelse

Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

Sj3RomelasenmotsydvastIMG_3258

Den kommunala koncernen är den övergripande styrenheten i Sjöbo. Med den kommunala koncernen avses kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnderna, bolagen och förbundsdirektionen. I förvaltningsberättelsens organisationsöversikt framgår hur den kommunala koncernen är strukturerad. Styrning och uppföljning är utformade på ett likartat sätt, så långt det är möjligt med hänsyn till verksamhetens art och lagen, oberoende av vilken verksamhet eller juridisk organisationsform som berörs.

Ansvarsstruktur

I kommunkoncernen finns flera nivåer av politiska instanser: kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna samt styrelserna för de kommunala bolagen och direktionen för förbundet. Därtill finns det en tjänstemannaorganisation.

Struktur för styrning av den kommunala koncernen

Styrning och uppföljning utgår från målen för verksamheterna i den kommunala koncernen. Ekonomiska ramar och mål sätts, sedan är det nämnden eller styrelsen som har ansvar för att verksamheten uppnår målen. Kommunfullmäktige beslutar om mål för god ekonomisk hushållning samt om riktlinjer och övergripande styrdokument.

Verksamheterna delas för styrningsändamål in i tre: verksamheter som huvudsakligen finansieras av skatter och statsbidrag, verksamheter som finansieras med självkostnadsreglerade avgifter och affärsdrivande verksamheter.

Koncernnivå Sjöbo kommunala koncern
Finansieringsnivå Skattefinansierad
verksamhet
Avgiftsfinansierad
verksamhet
Affärsdrivande
verksamhet
Verksamhetsnivå Verksamhet för personer med funktionshinder Vatten och avlopp Fastigheter
Äldreomsorg Renhållning Fastighetsservice
Individ- och familjeomsorg Elnät
Förskola, fritidshem och grundskola
Gymnasieskola
Vuxenutbildning, arbetsmarknadsåtgärder och integration
Turism och fritid
Kultur
Teknisk verksamhet
Miljö och hälsoskydd
Plan- och byggverksamhet
Räddningstjänst
Övriga skattefinansierade verksamheter Övriga avgiftsfinansierade verksamheter Övriga kommersiella verksamheter

Styrdokument används för att förtydliga den politiska viljan och garantera en effektiv och säker verkställighet. Det kan handla om utveckling (planer och program), förhållningssätt (policyer) och rättssäker hantering (riktlinjer). De mest centrala dokumenten för styrning och uppföljning är budget med mål, ekonomistyrningsprinciper som anger roll- och ansvarsfördelning samt rapporteringsrutiner och övriga policydokument såsom finanspolicy, personalpolitiska program, investeringspolicy och företagspolicy.

Mål, budget och uppföljning i den kommunala koncernen

Sjöbos målmodell omfattar verksamhet, ekonomi och medarbetare. Visionens målbild med dess tre fokusområden är de samhällsområden, där en positiv utveckling påverkar alla kommunens invånare och har stor betydelse för framtidens Sjöbo. Fokusområdenas syfte är att bidra till social, ekologisk och ekonomisk hållbarhet. Varje fokusområde specificeras i ett övergripande mål och till varje sådant finns en text som anger fullmäktiges inriktning. För respektive övergripande mål finns indikatorer. Målen är väsentliga för utvärderingen av god ekonomisk hushållning.

God ekonomisk hushållning för Sjöbo kommuns del är att klara balansgången mellan uppsatta mål och en ekonomi i balans. En annan viktig faktor utgörs av god budgetföljsamhet och uppföljning kombinerade med förmåga att vid behov vidta korrigerande åtgärder. Nämnderna får budgeten i form av ett kommunbidrag, som inrymmer såväl avskrivningskostnader som interna poster. Det åligger sedan nämnderna att inom de ekonomiska ramarna uppfylla de mål och lagar som gäller för verksamheten.

Mål och budget följs upp tre gånger per år, i delårsrapport, i delårsbokslut och i årsredovisningen. Kommunfullmäktige fastställer årsredovisningen i mars och beslutar om ansvarsfrihet för kommunstyrelsens och nämndernas ledamöter.

Driftbudget

Kommunfullmäktige fastställer ett eller flera kommunbidrag per nämnd. Med utgångspunkt från fullmäktiges beslut ska nämnden upprätta en mer detaljerad internbudget. Nämnderna ska och förfogar själva över att budgetera intäkter och kostnader. Verksamhet som begrepp används för att ange anslagsbindning både vad gäller drift och mindre investeringar.

Nämnden får omdisponera medel för drift och mindre investeringar mellan de verksamheter som nämnden ansvarar för, förutsatt att de uppfyller de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige fastställt. Tekniska nämnden kan inte omdisponera mellan skattefinansierad verksamhet och affärsverksamhet.

Kommunen har en modell för att räkna ut resurserna till förskola, fritidshem, grundskola, äldreomsorg och gymnasieskola baserad på prognostiserat antal invånare i olika åldersklasser. Nämnden ansvarar för eventuella avvikelser mellan utfall och prognos i befolkningsantalet.

I teknisk skattefinansierad verksamhet fördelas resurserna efter antalet kvadratmeter gata och cykelväg, som nämnden ansvarar för vid ingången av budgetåret.

Ekonomin för den löpande verksamheten har en treårig planeringshorisont, där det första utgör budgetåret och de följande två utgör planeringsår. I fullmäktiges budget sker inga resultatöverföringar mellan åren.

Investeringsbudget

Kommunfullmäktige fastställer dels en investeringsram per verksamhet för projekt som understiger 5 mnkr, dels en investeringsbudget för varje ett- eller flerårigt projekt som uppgår till 5 mnkr eller mer.

I det fall ett investeringsprojekt inte startas och budgeten därmed inte tas i anspråk året det finns upptaget i budgeten, måste nämnden ansöka om nytt investeringsbelopp för att kunna genomföra investeringen. Projekt som ingår i ramen för mindre investeringar ombudgeteras endast i undantagsfall. Anslag som inte tagits i anspråk under budgetåret kvarstår inte. Om underskott prognostiseras för investeringsprojekt, ska nämnden i första hand lösa underskottet genom att disponera om från nämndens investeringsram för mindre projekt.

Bolag

De kommunalt ägda bolagen fattar själva beslut om investeringar. I ägardirektiven anges dock att investeringar av större vikt ska beslutas av kommunfullmäktige. Några sådana fanns varken 2019 eller 2020.

Kommunen lämnar inga driftbidrag till bolagen, utan de genererar sina egna intäkter. Kommunen lämnar borgen för bolagens lån och bolagen betalar en ersättning till kommunen för borgen. Ersättningen beräknas på affärsmässiga grunder.

Uppsiktsplikt

Kommunstyrelsen ansvarar för att hålla uppsikt över hela den kommunala koncernen. Där ingår nämnder, kommunala bolag och förbund. Uppsikten tar sin utgångspunkt i budget, flerårsplan, ägardirektiv samt verksamhets- och affärsplaner. Styrdokument som budget, flerårsplan, delårsrapport, intern kontroll, företagspolicy, ägardirektiv och ekonomistyrningsprinciper utgör viktiga delar i arbetet. Nämnderna, bolagen och förbunden kallas till kommunstyrelsen minst en gång om året, ibland oftare om det anses befogat. Utöver delårsrapporterna rapporterar nämnderna, bolagen och förbundet till kommunstyrelsen om hur verksamhet och ekonomi utvecklas. Väsentliga avvikelser ska lyftas fram av koncernenheterna, eftersom syftet är att kunna sätta in åtgärder tidigt. Vid större avvikelser kallas nämnden eller styrelsen formellt för en muntlig dialog med kommunstyrelsens arbetsutskott.

Med anledning av befarade underskott i delårsrapport 1 fick familjenämnden i uppdrag av fullmäktige att delge kommunstyrelsen åtgärder såväl som konsekvenser för att uppnå budget i balans. Vidare fick familjenämnden i uppdrag att nogsamt följa upp sin ekonomi månadsvis med inriktning på de enheter som prognostiserade underskott. Vid delårsrapport 1 beslutades också att kommunstyrelsen hade för avsikt att nogsamt följa den ekonomiska utvecklingen i tekniska nämnden och eventuellt återkomma med förslag på hantering av underskottet, om det kvarstod i samband med uppföljningen den 30 juni. Vid delårsrapport 2 beslutade kommunfullmäktige att familjenämndens och tekniska nämndens uppdrag att vidta åtgärder för en ekonomi i balans bestod. Vidare kvarstod kravet på att familjenämnden ska följa upp ekonomin månadsvis med inriktning på enheter med underskott.

Ändamål och befogenheter för de kommunala bolagen

För att kommunen ska kunna äga ett bolag, ska det bedrivas så att verksamheten är förenlig med det kommunala ändamålet och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna. Såväl AB Sjöbohem som Sjöbo Elnät AB anger att de uppfyller kraven.

Intern kontroll

Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att samordna den interna kontrollen, som regleras i reglementet för intern kontroll. Bolagens styrelser ska årligen arbeta med den interna kontrollen som återrapporteras till kommunfullmäktige i respektive bolags styrelserapport. Alla nämnder ska varje år lämna in en plan för intern kontroll och en uppföljningsrapport. Varje nämnd gör en sammanfattad bedömning av arbetet med den interna kontrollen under året.

Nämndernas sammanfattande bedömning av den interna kontrollen

Svag Tillfreds­ställande God Mycket god
Kommunstyrelse check_black
Familjenämnd check_black
Vård- och omsorgsnämnd check_black
Teknisk nämnd check_black
Samhällsbyggnadsnämnd check_black

De granskande rutinerna följdes generellt. Trots det förekom avvikelser och/eller möjligheter till förbättringar på alla områden. Därför vidtogs eller planeras åtgärder.

Kommunstyrelsen bedömde att den interna kontrollen i Sjöbo kommun totalt var svag. Där fel och brister upptäcktes finns förslag på åtgärder.