Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

Den kommunala koncernen är den övergripande styrenheten i Sjöbo. Med koncernen avses kommunen, bolagen och förbundet. I förvaltningsberättelsens organisationsöversikt framgår hur koncernen är strukturerad. Styrning och uppföljning är utformade på likartade sätt, så långt det är möjligt med hänsyn till verksamhetens art och lagen, oberoende av vilken verksamhet eller juridisk organisationsform som berörs.

Ansvarsstruktur

I kommunkoncernen finns flera nivåer av politiska instanser: kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna samt styrelserna för de kommunala bolagen och direktionen för förbundet. Därtill finns en tjänstemannaorganisation.

Struktur för styrning av den kommunala koncernen

Styrning och uppföljning utgår från målen för verksamheterna. Ekonomiska ramar och mål sätts, sedan är det nämnden, styrelsen eller direktionen som har ansvar för att verksamheten uppnår målen. Kommunfullmäktige beslutar om mål för god ekonomisk hushållning samt om riktlinjer och övergripande styrdokument.

Styrdokument används för att förtydliga den politiska viljan och garantera en effektiv och säker verkställighet. Det kan handla om utveckling (planer och program), förhållningssätt (policyer) och rättssäker hantering (riktlinjer). De mest centrala dokumenten för styrning och uppföljning är budget med mål, ekonomistyrningsprinciper som anger roll- och ansvarsfördelning samt rapporteringsrutiner och övriga policydokument såsom finanspolicy, personalpolitiska program, investeringspolicy och företagspolicy.

Mål, budget och uppföljning i den kommunala koncernen

Målmodellen består av tre dimensioner: verksamhet, ekonomi och medarbetare. Dimensionerna ska spegla olika perspektiv, där en positiv utveckling påverkar alla kommunens invånare och har stor betydelse för framtidens Sjöbo. Dimensionen verksamhet kompletteras med fokusområde med tillhörande övergripande mål. För samtliga dimensioner finns indikatorer. Målen är väsentliga för utvärderingen av god ekonomisk hushållning.

God ekonomisk hushållning för Sjöbo kommuns del är att klara balansgången mellan att nå målen och en ekonomi i balans. Andra viktiga faktorer är god budgetföljsamhet och uppföljning samt förmåga att vid behov vidta korrigerande åtgärder. Nämnderna får budgeten i form av ett kommunbidrag, som rymmer både avskrivningskostnader och interna poster. Det åligger sedan nämnderna att inom de ekonomiska ramarna uppfylla de mål och lagar som gäller för verksamheten.

Mål och budget följs upp tre gånger per år, i delårsrapport, delårsbokslut och årsredovisning. Kommunfullmäktige fastställer årsredovisningen i mars och beslutar om ansvarsfrihet för kommunstyrelsens och nämndernas ledamöter.

Driftbudget

Kommunfullmäktige fastställer ett eller flera kommunbidrag per nämnd. Med utgångspunkt från kommunfullmäktiges beslut ska nämnden upprätta en mer detaljerad internbudget. Nämnderna budgeterar själva intäkter och kostnader. Verksamhet som begrepp används för att ange anslagsbindning både vad gäller drift och mindre investeringar.

Nämnden får omdisponera medel för drift och mindre investeringar mellan verksamheterna, förutsatt att medlen används för att uppfylla kommunfullmäktiges mål och riktlinjer. Tekniska nämnden kan inte omdisponera mellan skattefinansierad verksamhet, exploateringsverksamhet och affärsverksamhet.

Kommunen har en modell för att räkna ut resurserna till förskole-, fritidshems- och grundskoleverksamheten, äldreomsorgen och gymnasieverksamheten, baserad på prognostiserat antal invånare i olika åldersklasser. Nämnden ansvarar för eventuella avvikelser mellan utfall och prognos i befolkningsantalet.

I teknisk skattefinansierad verksamhet fördelas en del av resurserna efter antalet kvadratmeter gata och cykelväg som nämnden ansvarar för vid ingången av budgetåret.

Ekonomin för den löpande verksamheten har en treårig planeringshorisont, där det första året utgör budgetår och de följande två åren utgör planeringsår. I kommunfullmäktiges budget sker inga resultatöverföringar mellan åren.

Investeringsbudget

Kommunfullmäktige fastställer dels en investeringsram per verksamhet för projekt som understiger 5 mnkr, dels en investeringsbudget för varje ett- eller flerårigt projekt som uppgår till 5 mnkr eller mer.

När ett projekt inte startas och budgeten därmed inte tas i anspråk året det finns upptaget i budgeten, måste nämnden ansöka om ett nytt investeringsbelopp för att genomföra investeringen. Projekt som ingår i ramen för mindre investeringar ombudgeteras endast i undantagsfall. Anslag som inte tagits i anspråk under budgetåret kvarstår inte. Om investeringsprojekt prognostiseras leda till underskott, ska nämnden i första hand lösa underskottet genom att disponera om från investeringsramen för mindre projekt.

Bolag

De kommunalt ägda bolagen fattar själva beslut om investeringar. I ägardirektiven anges dock att investeringar av större vikt ska beslutas av kommunfullmäktige. Några sådana fanns varken 2020 eller 2021.

Kommunen lämnar inga driftbidrag till bolagen, utan de genererar sina egna intäkter. Kommunen lämnar borgen för bolagens lån och bolagen betalar ersättning till kommunen för borgen. Ersättningen beräknas på affärsmässiga grunder.

Uppsiktsplikt

Kommunstyrelsen ansvarar för att hålla uppsikt över hela den kommunala koncernen. Där ingår nämnder, kommunala bolag och förbund. Uppsikten tar sin utgångspunkt i budget, flerårsplan, ägardirektiv samt verksamhets- och affärsplaner. Styrdokument som budget, flerårsplan, delårsrapport, intern kontroll, företagspolicy, ägardirektiv och ekonomistyrningsprinciper utgör viktiga delar i arbetet. Nämnderna, bolagen och förbunden kallas till kommunstyrelsen minst en gång om året, ibland oftare om det anses befogat. Utöver delårsrapporterna rapporterar nämnderna, bolagen och förbundet till kommunstyrelsen om hur verksamhet och ekonomi utvecklas. Väsentliga avvikelser ska lyftas fram av koncernenheterna, eftersom syftet är att kunna sätta in åtgärder tidigt. Vid större avvikelser kallas nämnden eller styrelsen formellt till en muntlig dialog med kommunstyrelsens arbetsutskott.

Ändamål och befogenheter för de kommunala bolagen

För att kommunen ska kunna äga ett bolag, ska det bedrivas så att verksamheten är förenlig med det kommunala ändamålet och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna. Såväl AB Sjöbohem som Sjöbo Elnät AB anger att de uppfyller kraven.

Intern kontroll

Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att samordna den interna kontrollen, som regleras i reglementet för intern kontroll. Styrdokumenten gäller för såväl nämnder som styrelser. Alla nämnder och styrelser ska varje år lämna in en plan för intern kontroll och en uppföljningsrapport. Varje nämnd gör en sammanfattad bedömning av arbetet med den interna kontrollen under året. Årets bedömning görs under senare delen av hösten.

NÄMNDERNAS SAMMANFATTANDE BEDÖMNING AV INTERNA KONTROLLEN

Granskande rutiner följdes generellt. Det förekom avvikelser och det fanns möjlighet till förbättringar i alla områden. Därför vidtogs eller planeras åtgärder.

Kommunstyrelsen bedömde att den interna kontrollen var tillfredsställande. Där fel och brister upptäcktes fanns förslag på åtgärder.

Uppföljning av nämndernas uppdrag i budget 2021

Kommunfullmäktige kan i budgeten tilldela nämnderna uppdrag som ska fullgöras. Nedan listas en sammanfattning av uppdragen och nämndernas rapportering.

• Uppdrag: Genom uppsökande verksamhet ska äldre informeras om socialtjänstens arbete. Kommuninvånare som är 75 år eller äldre ska informeras om vilket stöd som kan erhållas och hur de ska ansöka.
  
  Vård- och omsorgsnämndens rapportering: Informationsträffar kunde inte genomföras på grund av pandemin. Planering i samverkan med vårdcentralerna pågår för våren 2022.
• Uppdrag: Samverkan mellan nattvandrarna och kommunen ska utvecklas.
  
  Familjenämndens rapportering: En plan för trygghetsskapande aktiviteter upprättades och ska genomföras 2022. Sparbanksstiftelsen är medfinansiär.
• Uppdrag: En handlingsplan för drogpreventiva åtgärder ska utarbetas.
  
  Familjenämndens rapportering: En mall för lokala ANDTS-handlingsplaner upprättades. Genomförandet kunde inte prioriteras på grund av pandemin.
• Uppdrag: Samverkan mellan socialtjänsten, migrationsverksamheten, vuxenutbildningen och arbetsmarknadsåtgärderna ska utvecklas och nya metoder införas. Uppdraget ska resultera i att behovet av ekonomiskt bistånd minskar.
  
  Familjenämndens rapportering: En ny arbetsmodell testas sedan 2020. I den ingår kartläggande samtal om arbetsförmåga i samband med nya ansökningar om försörjningsstöd. En försvårande omständighet är att det finns en mycket begränsad efterfrågan av målgruppen på arbetsmarknaden. En analys visar att kommunen bör tillhandahålla offentliga anställningar, OSA, och att sociala företag bör stödjas i sin etablering i kommunen.
• Uppdrag: Att minska koldioxidutsläppen är en viktig aspekt i hållbarhetsarbetet.
  
  Kommunstyrelsens rapportering: Den stora inströmningen av ärenden gjorde att stadsbyggnadsförvaltningen inte kunde prioritera hållbarhetsprogrammet. Planen blir färdig i början av 2022.
• Uppdrag: Fortfarande arbetar cirka 40 procent av kvinnorna och cirka 15 procent av männen i Sjöbo deltid. En utredning ska belysa utmaningar som behöver hanteras i samband med att kommunen inför en heltidsorganisation.
  
  Kommunstyrelsens rapportering: Våren 2020 antogs "handlingsplan för heltid som norm". En förstudie visade att det finns ett motstånd hos deltidsarbetande att gå till heltidsarbete. Vidtagna åtgärder gav viss effekt, men ytterligare åtgärder som en tvingande heltidsorganisation saknar stöd hos de fackliga organisationerna. Kommunledningsförvaltningen fick i uppdrag att förhandla fram en ny handlingsplan med den fackliga motparten.
• Uppdrag: Parallellt med att de 17 tomterna på Sjöbo Väst blir färdiga, ska detaljplanen för nästa etapp på området göras klar och vinna laga kraft.
  
  Kommunstyrelsens rapportering: Planbesked om en ny detaljplan och om en ändring i den befintliga detaljplanen beställdes. Detaljplanen ska ha vunnit laga kraft 2023.
• Uppdrag: Tekniska nämnden fick i uppdrag att senast i december 2020 presentera förslag på exploateringsprogram.
  
  Tekniska nämndens rapportering: Mycket tid lades på att reda ut de ekonomiska delarna tillsammans med ekonomiavdelningen. Programmet ska vara klart inför budget 2023.

Uppföljning av beslut med anledning av befarade underskott

Med anledning av de prognostiserade underskotten i februaris uppföljning beslutade kommunstyrelsen (§ 55/2021) att vård- och omsorgsnämnden i april skulle presentera en analys av orsakerna, åtgärder för att få en ekonomi i balans och konsekvenserna av dem. Kommunstyrelsen beslutade (§ 84/2021) att nämnden skulle vidta åtgärder för att nå en ekonomi i balans utöver de covid-19-relaterade kostnaderna. I samband med delårsrapport 2 beslutade kommunfullmäktige (§ 137/2021) att nämnden inte behövde åtgärda underskott som berodde på pandemin och om möjligt minska det övriga underskottet.

Nämndens åtgärder: Hemtjänsten utreds för att minska överanställningarna som gjordes med anledning av pandemin. Ärenden som kräver mycket insatser identifierades och diskussioner pågår om det finns möjlighet att vidta åtgärder.

En genomgång gjordes av vårdtyngd på särskilt boende, bemanningstal i förhållandet till budget, den successiva ökningen av hemtjänsttimmar med mera. Skrivelsen som lämnades till kommunstyrelsens arbetsutskott i juni angav att kraven på budget i balans kommer att innebära stora risker för kvalitetsbrister hos kunder och arbetsmiljörisker för medarbetare.

Tekniska nämnden fick i uppdrag att vidta åtgärder för att få en ekonomi i balans. Nämnden menade, att om åtgärder vidtas får det stora konsekvenser för barn, ungdomar, föreningslivet och skolan. Eftersom underskottet hade direkt samband med pandemin föreslogs 1) att nämnden inte skulle behöva vidta åtgärder för att hämta in underskottet, 2) att nämnden skulle få ta del av statsbidragen för pandemin, och 3) att nämnden skulle få använda det förväntade överskottet från exploateringsverksamheten för att täcka sitt underskott. Kommunfullmäktige beslutade (§ 109/2021) att tekniska nämnden inte behövde vidta åtgärder för att hämta in det underskott i fritidsverksamheten som hade med pandemin att göra.

Familjenämnden fick i uppdrag (§ 130/2021) att i samband med delårsrapport 2 2021 delge kommunstyrelsen åtgärder och konsekvenser för att uppnå budget i balans. Nämndens åtgärder var ökad kontroll och bedömning av kostnadsutvecklingen och aktiva åtgärder i respektive verksamhet. Verksamheterna ska se till att varje enhet bedömer sina ingående värden för att driva verksamhet, så prognosverktygen värderas enhetligt. Vidare ska resurser i den mån det är möjligt flyttas mellan verksamheterna för att underskott ska kunna överföras till nollresultat, så att plusresultatet på förvaltningsnivå vidmakthålls. I samband med delårsrapport 2 beslutade kommunfullmäktige (§ 137/2021) att nämnden om möjligt skulle minska underskottet.

Kommunstyrelsen (§ 130/2021) gav kommunledningsförvaltningen i uppdrag att analysera kostnadsutvecklingen i vård- och omsorgsnämndens respektive individ- och familjeomsorgens verksamheter och återrapportera, vilket gjordes i november (§ 173/2021).