Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

Den kommunala koncernen är den övergripande styrande enheten i Sjöbo och innefattar kommunen, bolagen och förbundet. Förvaltningsberättelsens organisationsöversikt visar hur koncernen är strukturerad. Så långt det är möjligt, med hänsyn till verksamheternas art och lagkrav, är styrning och uppföljning utformade på ungefär samma sätt oberoende av verksamhet eller juridisk organisationsform.

Ansvarsstruktur

I kommunkoncernen finns flera nivåer av politiska instanser: kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna samt styrelserna för de kommunala bolagen och direktionen för förbundet. Det finns även en tjänstemannaorganisation.

Struktur för styrning av den kommunala koncernen

Styrning och uppföljning utgår från målen för verksamheterna. Ekonomiska ramar och mål sätts, sedan ansvarar nämnden, styrelsen eller direktionen för att verksamheten når målen. Kommunfullmäktige beslutar om mål för god ekonomisk hushållning samt om riktlinjer och övergripande styrdokument.

Styrdokument används för att förtydliga den politiska viljan och garantera en effektiv och säker verkställighet. Det kan handla om utveckling (planer och program), förhållningssätt (policyer) och rättssäker hantering (riktlinjer). De mest centrala dokumenten för styrning och uppföljning är budget med mål, ekonomistyrningsprinciper som anger roll- och ansvarsfördelning samt rapporteringsrutiner och övriga policydokument som finanspolicy, personalpolitiska program, investeringspolicy och företagspolicy.

Mål, budget och uppföljning i den kommunala koncernen

Målmodellen består av tre dimensioner: verksamhet, ekonomi och medarbetare. Dimensionerna speglar olika perspektiv, där en positiv utveckling påverkar alla kommunens invånare och har stor betydelse för framtidens Sjöbo. Dimensionen verksamhet kompletteras med fokusområden med tillhörande övergripande mål. För alla dimensioner finns indikatorer för att mäta måluppfyllelsen. Målen är väsentliga för utvärderingen av god ekonomisk hushållning.

God ekonomisk hushållning innebär för Sjöbos del att klara balansgången mellan att nå målen och ha en ekonomi i balans. Andra viktiga faktorer är god budgetföljsamhet och uppföljning samt förmågan att vid behov vidta korrigerande åtgärder. Nämnderna får budgeten i form av kommunbidrag som rymmer både avskrivningskostnader och interna poster. Det är sedan nämndernas ansvar att inom sina ekonomiska ramar uppfylla mål och lagar som gäller för verksamheten.

Mål och budget följs upp tre gånger per år, i delårsrapport och årsredovisning. Kommunfullmäktige fastställer årsredovisningen i mars och beslutar om ansvarsfrihet för kommunstyrelsens och nämndernas ledamöter.

Driftbudget

Kommunfullmäktige fastställer ett eller flera kommunbidrag per nämnd. Med utgångspunkt i kommunfullmäktiges beslut ska nämnden upprätta en mer detaljerad internbudget. Begreppet ”verksamhet” används för att avgränsa olika områden och ange anslagsbindning både vad gäller drift och mindre investeringar.

Nämnden får omdisponera medel för drift och mindre investeringar mellan verksamheterna, förutsatt att medlen används för att uppfylla kommunfullmäktiges mål och riktlinjer. Tekniska nämnden kan inte omdisponera medel mellan skattefinansierad verksamhet, exploateringsverksamhet och affärsverksamhet.

Kommunen har en modell för att räkna ut resurserna som behövs till förskole-, fritidshems- och grundskoleverksamheterna, äldreomsorgen och gymnasieverksamheten, baserad på prognostiserat antal invånare i olika åldersgrupper. Nämnden ansvarar för eventuella avvikelser mellan utfall och prognos i befolkningsstatistiken.

I teknisk skattefinansierad verksamhet fördelas en del av resurserna efter antalet kvadratmeter gata och cykelväg som nämnden ansvarar för vid ingången av budgetåret.

Ekonomin för den löpande verksamheten har en fyraårig planeringshorisont, där det första året är budgetår och de följande planeringsår. I kommunfullmäktiges budget sker inga resultatöverföringar mellan åren.

Investeringsbudget

Kommunfullmäktige fastställer dels en investeringsram per verksamhet för projekt som understiger 5 mnkr, dels en investeringsbudget för varje ett- eller flerårigt projekt som uppgår till 5 mnkr eller mer. Investeringsbudgeten har en sjuårig planeringshorisont, där det första året är budgetår och de följande planeringsår.

När ett projekt inte startas och budgeten därmed inte tas i anspråk under året då projektet är budgeterat, måste nämnden ansöka om ett nytt investeringsbelopp för att genomföra investeringen. Projekt som ingår i ramen för mindre investeringar ombudgeteras endast i undantagsfall. Anslag som inte använts under budgetåret kvarstår inte. Om investeringsprojekt beräknas leda till underskott, ska nämnden i första hand lösa underskottet genom att disponera om från investeringsramen för mindre projekt.

Bolag

De kommunalt ägda bolagen fattar själva beslut om investeringar. Ägardirektiven anger dock att investeringar av större vikt ska beslutas av kommunfullmäktige. Det fanns dock inga sådana vare sig 2022 eller 2023.

Kommunen lämnar inga driftbidrag till bolagen, utan de finansieras genom sina egna intäkter. Kommunen lämnar borgen för bolagens lån och bolagen betalar ersättning till kommunen för borgen. Ersättningen beräknas på affärsmässiga grunder.

Uppsiktsplikt

Kommunstyrelsen ansvarar för att hålla uppsikt över hela den kommunala koncernen. Där ingår nämnder, bolag och förbund. Uppsikten utgår från budget, flerårsplan, ägardirektiv samt verksamhets- och affärsplaner. Styrdokument som budget, flerårsplan, delårsrapport, intern kontroll, företagspolicy, ägardirektiv och ekonomistyrningsprinciper är viktiga delar i arbetet.

Nämnderna, bolagen och förbunden kallas till kommunstyrelsen minst en gång om året. Utöver delårsrapporterna rapporterar nämnderna, bolagen och förbundet till kommunstyrelsen om hur verksamhet och ekonomi utvecklas. Vid större avvikelser kallas nämnden eller styrelsen formellt till en muntlig dialog med kommunstyrelsens arbetsutskott.

Ändamål och befogenheter för de kommunala bolagen

För att kommunen ska kunna äga ett bolag, ska det bedrivas så att verksamheten är förenlig med det kommunala ändamålet och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna. Såväl AB Sjöbohem, Sjöbo Elnät AB och Sjöbo Elnät Service AB anger att de uppfyller kraven.

Intern kontroll

Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att samordna den interna kontrollen, som regleras i reglementet för intern kontroll. Styrdokumenten gäller för såväl nämnder som styrelser. Alla nämnder och styrelser ska varje år lämna in en plan för intern kontroll och en uppföljningsrapport. Varje nämnd gör en sammanfattande bedömning av den interna kontrollen. Av rapporteringen att döma bedrevs arbetet med kontrollpunkterna och inga större avvikelser identifierades.

Nämndernas sammanfattande bedömning av den interna kontrollen

Granskande rutiner följdes generellt. Det förekom avvikelser och det fanns möjlighet till förbättringar i alla områden. Därför vidtogs eller planeras åtgärder.

Kommunstyrelsen bedömde att den interna kontrollen var tillfredställande. Där fel och brister upptäcktes fanns förslag på åtgärder.

Uppföljning av nämndernas strategiska uppdrag i budget 2023

Kommunfullmäktige kan i budgeten tilldela nämnderna uppdrag som de ska fullgöra. Nedan sammanfattas uppdragen och nämndernas rapportering.

• Uppdrag: Ökad samverkan med andra kommuner och inom kommunen.
  Kommunstyrelsens rapportering: Det finns områden där samverkan bedöms kunna leda till kvalitetsförbättringar eller lägre kostnader. Kommunen bör öka samverkan med andra i upphandlingsärenden för att kunna få lägre priser genom ökade inköpsvolymer. Likaså ska kommunen söka samverkan med andra kring löneadministration. Uppdraget är också att öka effektiviteten genom att arbeta för ökat samarbete mellan förvaltningarna genom delade personalresurser. Under året har bland annat diskussioner förts med övriga kommuner i sydöstra Skåne, med målet att inom kort teckna ett samverkansavtal om upphandling.
• Uppdrag: Öka människors självförsörjning.
  Familjenämndens rapportering: Som en följd av hårdare krav på arbetsmarknaden har vissa utsatta grupper som nyanlända och personer utan gymnasieutbildning fått svårare att få ett arbete och försörja sig själva. Arbetsmarknadens utmaning handlar till stor del om ett samspel mellan två områden som behöver samordnas: kompetensutveckling och kompetensförsörjning. Den enskildas förmåga till självförsörjning behöver stärkas. Nämnden tog del av progressionsförhållningssättet BIP (Beskæftigelses Indikator Projekt), som är en etablerad uppföljningsmodell. BIP infördes i arbetsmarknadsenhetens ordinarie verksamhet under året. Det var ett led i att förbättra utfallet utan att göra avkall på det mänskliga mötet och samtidigt stödja målgruppen som uppbär försörjningsstöd för att öka förmågan till självförsörjning.

Uppföljning av beslut med anledning av befarade underskott

Med anledning av det prognostiserade underskottet i februaris uppföljning beslutade kommunstyrelsen (§ 48/2023) att vård- och omsorgsnämnden ska vidta åtgärder för att få en ekonomi i balans. Kommunstyrelsen beslutade även att kalla nämnden till kommunstyrelsens arbetsutskott den 5 april.

Vid behandlingen av delårsrapport 1 beslutade kommunfullmäktige (§ 112/2023) att vård- och omsorgsnämnden senast i samband med delårsrapport 2 skulle delge kommunstyrelsen sina åtgärder för att uppnå en budget i balans så väl som konsekvenserna. Åtgärder för en budget i balans beslutades av vård- och omsorgsnämnden (§ 72/2023). Kommunfullmäktige beslutade även att familjenämnden och styrelsen för Sjöbo Elnät AB skulle bjudas in till kommunstyrelsens arbetsutskott i augusti.